So räumen Sie Ihren Posteingang auf und halten die Unordnung fern

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Wird Ihr Posteingang von alten Arbeits-E-Mails belastet? Ist es bis zum Rand mit Junk-Mail von zufälligen Geschäften gefüllt, die Sie auf einmal gekauft haben? Dann ist es definitiv Zeit für einen Frühjahrsputz.

Wenn Ihr Posteingang gründlich digital aufgeräumt werden muss, Sie aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, dann ist dies der Leitfaden für Sie. Lesen Sie weiter und wir gehen Tipps durch, wie Sie es effektiver bereinigen und verhindern können, dass unerwünschte E-Mails Ihren Posteingang erneut verstopfen.

Google Mail-Web-Screenshot, der zeigt, wie eine bestimmte Art von E-Mails basierend auf Suchkriterien massenhaft gelöscht wird.

Gehen Sie voran und löschen Sie diese Junk-E-Mails in Massen

Der schnellste Weg, um Unordnung zu vermeiden (und wahrscheinlich der befriedigendste, um ehrlich zu sein), besteht darin, eine Reihe von E-Mails massenhaft zu löschen. Und lassen Sie sich nicht von dem Ausdruck „Massenlöschung“ täuschen: Sie können eine Menge E-Mails auf einmal löschen und sie trotzdem auf bestimmte E-Mail-Typen abzielen. Massenlöschung bedeutet nicht unbedingt immer, dass Sie einfach eine große Anzahl von E-Mails wahllos löschen. (Das können Sie tun, aber Sie wollen es vielleicht nicht.)

Wenn Sie eine bestimmte Art unerwünschter E-Mails für Ihre Massenlöschung auswählen möchten (z. B. alte Werbe-E-Mails aus Ihrem Lieblingsgeschäft), können Sie im Allgemeinen einfach über die Suchleiste Ihres Posteingangs nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse dieses Geschäfts suchen und alle auswählen E-Mails, die Ihren Kriterien entsprechen, auf der Suchergebnisseite und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Löschen“ oder „Papierkorb“ Ihres E-Mail-Clients. Die von Ihnen ausgewählten E-Mails können dann in den Papierkorb verschoben werden, wo sie für eine bestimmte Zeit bleiben und danach automatisch dauerhaft gelöscht werden. Oder Sie können den Papierkorb einfach selbst leeren, um den endgültigen Löschvorgang zu beschleunigen.

Wenn Sie alle E-Mails, die Sie loswerden möchten, dauerhaft massenweise gelöscht haben und Ihr Posteingang immer noch vollgestopft ist, ist unser nächster Tipp für Sie.

Ein Gmail-Web-Screenshot mit dem Archiv-Symbol.

Archivieren Sie die E-Mails, die Sie noch aufbewahren müssen

Manchmal ist Ihr Posteingang überladen, aber es sind alles E-Mails, die Sie behalten müssen oder die Sie aus irgendeinem Grund nicht ertragen können. (Das ist in Ordnung. Keine Wertung.) In diesem Fall geht es weniger um das Löschen von E-Mails als vielmehr darum, sie aus Ihrem primären Posteingang in ein nicht sichtbares, aber dennoch sicheres und zugängliches Archiv zu verschieben. Auf diese Weise können Sie die Anzahl der E-Mails in Ihrem Posteingang reduzieren und trotzdem bei Bedarf auf archivierte E-Mails zugreifen.

Ein gutes Beispiel dafür ist die Archivfunktion von Google Mail, mit der Sie einzelne Nachrichten archivieren, eine Reihe von Nachrichten massenhaft archivieren oder sie sogar zurück in Ihren Posteingang verschieben können, wenn Sie möchten. Wenn Sie Nachrichten in Google Mail archivieren, werden sie an Alle Nachrichten weitergeleitet. Diese Nachrichten werden weiterhin in den Suchergebnissen angezeigt, wenn Sie danach suchen. In Google Mail kann die Archivierung durchgeführt werden, indem Sie einfach mit der Maus über die Nachricht fahren und auf klicken Archiv Symbol, das erscheint. Dieses Symbol sieht aus wie ein 3D-Feld mit einem Abwärtspfeil in der Mitte. Outlook hat auch eine Archivfunktion.

Web-Screenshot von Google Kalender, der zeigt, wie E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen für einen Termin bearbeitet werden.

Kalenderbenachrichtigungen: Löschen Sie die alten und verwalten Sie die kommenden besser

Wenn Sie eine Kalender-App verwenden, die mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft ist, erhalten Sie wahrscheinlich E-Mail-Benachrichtigungen für alle Ihre geplanten Besprechungen und Ereignisse. Während diese Benachrichtigungen nützliche Erinnerungen sein können, die Sie über Ihre Verpflichtungen auf dem Laufenden halten, verlieren sie schnell ihren Nutzen und werden unübersichtlich, sobald diese Ereignisse vorbei sind. Daher ist es wichtig, sie zu löschen, sobald Sie sie nicht mehr benötigen. Und wenn Sie sie nicht unterwegs gelöscht haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, sie massenweise zu löschen.

Aber was ist, wenn Sie diese E-Mail-Benachrichtigungen gar nicht erst benötigen? Möglicherweise können Sie verhindern, dass diese E-Mail-Benachrichtigungen überhaupt gesendet werden. Wenn Sie beispielsweise Google Kalender verwenden, können Sie die Benachrichtigungseinstellungen für ein bestimmtes Ereignis bearbeiten, einschließlich des Entfernens von E-Mail-Benachrichtigungen dafür. Sie können die E-Mail-Benachrichtigungen sogar durch eine andere Art von Erinnerung ersetzen, z. B. eine Desktop- oder Telefonbenachrichtigung. Auf diese Weise können Sie immer noch an Ihre bevorstehenden Ereignisse erinnert werden, jedoch ohne unnötige E-Mails.

Melden Sie sich von diesen E-Mail-Listen ab

Bei diesem Tipp geht es mehr um Prävention, was der Schlüssel dazu ist, Ihren Posteingang sauber (und einfacher zu verwalten) zu halten, nachdem Sie die ganze harte Arbeit geleistet haben, ihn überhaupt zu entrümpeln. Ihr Posteingang ist wahrscheinlich mit Werbe-E-Mails und Nachrichten aus E-Mail-Listen von Unternehmen und Organisationen geplagt, mit denen Sie wahrscheinlich nicht mehr viel interagieren. Es ist Zeit, sich von ihnen abzumelden. In vielen Fällen liegt der Schlüssel zur Abmeldung von ihnen in den anstößigen E-Mails selbst: Ein winziger Link zum Abbestellen am Ende der Nachricht. Stellen Sie also sicher, dass die E-Mail legitim ist, bevor Sie sie öffnen (Vorsicht vor Malware und Betrug). Wenn dies gefahrlos möglich ist, öffnen Sie die Nachricht und scrollen Sie nach unten und suchen Sie nach einer Abbestellen Schaltfläche oder Textlink. Klicken Sie auf diesen Link. Viel mehr müssen Sie in den meisten Fällen nicht tun.

Gmail bietet auch einen eigenen Abmelde-Button für diese Art von E-Mails (nicht immer, aber meistens). Um es zu verwenden, öffnen Sie einfach eine Nachricht aus einer dieser E-Mail-Listen und suchen Sie nach der E-Mail des Absenders über der Nachricht. Google Mail Abbestellen Die Schaltfläche sollte sich rechts neben der E-Mail-Adresse des Absenders befinden.

Ein Gmail-Web-Screenshot, der zeigt, wie ein Absender blockiert wird.

Blockieren Sie unerwünschte Absender

Ein weiterer Tipp zur Vermeidung von Unordnung im Posteingang: Nicht jeder muss Zugriff auf Sie haben. Wenn Sie Einzelpersonen daran hindern müssen, Ihnen E-Mails zu senden, verwenden Sie dazu die Blockierfunktion Ihres E-Mail-Clients. In der Regel ist dies mit wenigen Klicks erledigt.

Hier ist ein weiteres Google Mail-Beispiel, wie Sie die E-Mails eines unerwünschten Absenders blockieren können: Öffnen Sie eine Nachricht des Absenders, den Sie blockieren möchten, und klicken Sie auf das vertikale Drei-Punkte-Symbol auf der rechten Seite der Nachricht. Wählen Sie aus dem sich öffnenden Menü Block [Sender’s Name]. Nachrichten von blockierten Absendern werden normalerweise an Spam gesendet.

Gmail-Web-Screenshot, der zeigt, wie man einen Filter aus dem Suchfeld erstellt.

Erstellen Sie Filter, um die E-Mails zu organisieren, die Sie behalten möchten

Sie können Ihre eingehenden E-Mails auch besser verwalten, indem Sie Filter verwenden. Anstatt einfach jede Nachricht durch Ihren Posteingang kommen zu lassen, können Sie Filter erstellen, die diese Nachrichten automatisch für Sie löschen oder archivieren. Auf diese Weise können Sie Ihren Posteingang übersichtlich halten, ohne viel tun zu müssen.

In Google Mail können Sie über das Suchfeld einen Filter erstellen. Klicken Sie einfach auf die Suchoptionen anzeigen Symbol im Suchfeld. Dieses Symbol sieht aus wie drei übereinander gestapelte Schalter. Geben Sie im erscheinenden Formular Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie auf Filter erstellen. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Aktion, die Google Mail ausführen soll, wenn eine E-Mail empfangen wird, die Ihren Suchkriterien entspricht. Klicken Sie dann auf die Filter erstellen Taste. Mit dieser Methode können Sie Google Mail anweisen, eingehende E-Mails, die Ihren aufgeführten Kriterien entsprechen, automatisch zu löschen oder zu archivieren.

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